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Vorwort (Christian Hoffstadt): Am 19. Oktober 2017 gab es bei Seibert Media in Wiesbaden eine Art agiles Kommunikationsexperiment (Event “Viele Köcher verderben den Brei?”). Unter der Moderation von Sarah Gerwing probierten ca. 30 Personen, mit dem Kommunikations- und Projektbegleitungstool Slack innerhalb kurzer Zeit gemeinsam Kleingruppen zu bilden und gemeinsam etwas Essbares in der hauseigenen Küche zu […]

Vorwort (Christian Hoffstadt): Am 19. Oktober 2017 gab es bei Seibert Media in Wiesbaden eine Art agiles Kommunikationsexperiment (Event “Viele Köcher verderben den Brei?”). Unter der Moderation von Sarah Gerwing probierten ca. 30 Personen, mit dem Kommunikations- und Projektbegleitungstool Slack innerhalb kurzer Zeit gemeinsam Kleingruppen zu bilden und gemeinsam etwas Essbares in der hauseigenen Küche zu fabrizieren. Eingebautes Hindernis war: Man durfte sich nach Auswahl einer Zutat (die dann später im Supermarkt besorgt werden durfte) nur über Slack unterhalten – und dies auch nur unter Einbeziehung einer zufälligen Regel pro Person, z. B. “Sieze alle”, “Kommuniziere ausschließlich mit Bildern/Emojis”, “Kommentiere alles Geschriebene ironisch” usw. Man kann sich sicher vorstellen: Das war ein wildes Durcheinander im Chat, der Realität in solchen Chaträumen sehr nah. Aber: Es haben am Ende alle ein Team gefunden, gemeinsam etwas gekocht/zubereitet und viel Spaß gehabt – und am Ende geteilt, was für Erfahrungen sie mit der Zusammenarbeit über das Tool erlebt haben. Im folgenden Gastbeitrag von Sarah Gerwing geht es darum: Worauf sollten wir achten, wenn wir Tools wie Slack in Projekten benutzen?

 

Hack Your Slack

Wie wird aus Slack ein gutes Tool für die Zusammenarbeit?

Sarah Gerwing

 

Um den Kommunikationsfluss zu regeln, einigen wir uns bei allen face-to-face Treffen mehr oder minder auf Regeln – doch wie sieht es mit solchen Vereinbarungen im virtuellen Raum aus? Gerade vor dem Hintergrund, dass wir zunehmend virtuell zusammenarbeiten, gewinnt diese Frage an Relevanz. In Bezug auf Slack kann man auch fragen: Wie wird aus Instant Messengern ein gutes Tool für die Zusammenarbeit? Mit einem *Selbstexperiment ist es der Agile Usergroup Rhein Main gelungen, einige zentrale Themen für solche Einigungsprozesse herauszufiltern. Diese Hacks kannst du dir zu Nutze machen – diskutiere und ergänze sie mit deinem Team.

*Hintergrund: Mit dem Selbstexperiment „Viele Köche verderben den Brei“ wurden die Teilnehmenden zu experimentierfreudigen Köchen, die sich vorab für eine Kochzutat entschieden, um dann in Slack andere Kochbegeisterte für ein gemeinsames Gericht zu finden. Mit über 20 Personen im Chat bereits eine Herausforderung, aber mit Aktionskarten ausgestattet („Sprich in Emojis“, „Schreibe in Großbuchstaben“, „Verwechsle deine Chatpartner“) umso spannender. Das Fazit: Der Brei war nicht verdorben – heraus kamen ein super Buffet und viele #Hacks.

#HackPreparation

Hier geht es um das Know-How und das Know-Who. Das technische Know-How ist Voraussetzung, um die Funktionen von Programmen wie Slack voll ausschöpfen zu können. Dazu gehört zum Beispiel, dass alle Beteiligten wissen, wie man einen Thread eröffnet, wie man direkt auf Beiträge reagieren kann und wie man Direktnachrichten verfasst (siehe auch: https://premium.wpmudev.org/blog/slack-tips/). Apropos Thread: Man kann jeden einzelnen mit einem Thema und einer Zielstellung versehen – das hilft allen Usern auch über längere Zeit hinweg den Überblick zu bewahren.

Eine weitere Voraussetzung für einen guten Start aller Beteiligten ist das Know-Who: Sollten sich nicht alle Personen kennen, werden alle beteiligten Personen und ihre jeweilige Rolle vorgestellt oder stellen sich selbst vor.

 #HackModeration

Bei der Frage, ob sich neue Personen selbst vorstellen oder eben vorgestellt werden, beginnt die Frage nach der Notwendigkeit einer Moderatorenrolle. Auch dies lässt sich mit dem Team klären. Die Agile Usergroup Rhein Main war sich einig: Zur zielgerichteten Kommunikation gehört auch ein Moderator. Die Auswahl kann durch die Wahl eines Moderators oder nach dem Rotationsprinzip erfolgen. Gerade ein Moderator kann somit auch gezielt vorgehen, wenn Beiträge zum Beispiel den Rahmen sprengen – womit wir zum nächsten Punkt kommen.

#HackEntries

Um es auf den Punkt zu bringen: Beiträge so lang wie nötig und so kurz wie möglich formulieren. Darüber hinaus wird das Gespräch nachvollziehbar, wenn Zusammenhänge zwischen Beiträgen hergestellt sind, zum Beispiel durch Liken, direkten Antworten und Emojis. Sind Nachrichten besonders wichtig, sollte der Gesprächspartner über @-Mentions angesprochen werden (ggf. auch Direktnachrichten nutzen). Oder man verwendet Pins zum Festsetzen wichtiger Informationen. Letztlich lohnt es sich auch zu überprüfen, ob die Info angekommen ist (zum Beispiel über Direktnachrichten). Wenn es jedoch nur um Informationsaustausch ginge, wären E-Mails natürlich ausreichend. Von der Slack-Nutzung erhoffen sich User häufig auch einen Ersatz, um ein Wir-Gefühl entstehen zu lassen:

#HackGroupSpirit

Eine gute Balance zwischen Spaß und Ernsthaftigkeit fördern das Teamgefühl. Bei diesem Balance-Akt zwischen Emojis, animierten Content und wichtigen Informationen ist auch Toleranz gefragt. Hier lautet der Appell der Agile Usergroup Rhein-Main: Bitte nicht alles persönlich und zu ernst nehmen – Spaß gehört für manche zum guten Ton. Wie im echten Leben gilt: Ironie nur nutzen, wenn man den Gesprächspartner ausreichend kennt. 😉 Weitere spannende Erkenntnisse über Sozializing im Chat bietet übrigens folgender Artikel: https://m.signalvnoise.com/is-group-chat-making-you-sweat-744659addf7d

#HackYourSlack

Regeln kann man natürlich viele aufstellen – unterm Strich geht es bei den Hacks um Vereinfachung. Schließlich sollen Informationen, die über Programme wie Slack oder HipChat kommuniziert werden, auch bei den richtigen Empfängern ankommen und die Nutzung Spaß machen. Das Geheimrezept für die Kommunikation über Instant Messenger lautet also: Verständigt euch auf gemeinsame, zielführende Kommunikationsstandards in eurem Workspace.

Du möchtest dich weiter mit dem Thema Virtueller Zusammenarbeit befassen? Dann klick diesen Link https://blog.seibert-media.net/blog/2017/10/17/moderne-zusammenarbeit-virtuell-bedingte-konflikte-loesen/ an oder schreibe mir eine Nachricht.

Ansprechpartnerin: Sarah Gerwing https://www.xing.com/profile/Sarah_Gerwing